เคยเจอสถานการณ์แบบนี้กันมั้ยครับ ... เราทำ PowerPoint เสร็จ > ส่งให้เจ้านาย/เพื่อนร่วมงานตรวจ ปรากฎว่าเจ้านาย/เพื่อนร่วมงาน แก้โน้นนี่กลับมา > เราอยากรู้ว่าเจ้านาย/เพื่อนร่วมงาน แก้ตรงไหนมาบ้าง ... ตรงไหนเหมือนตรงไหนต่าง ถ้ามีไม่กี่สไลด์ก็พอนั่งดูด้วยตาเปล่าไหว แต่ถ้ามันเป็น 60 - 70 สไลด์ล่ะจะทำยังไง ?
วันนี้เรามีวิธีช่วยเปรียบเทียบไฟล์ PowerPoint 2 ไฟล์ ว่าเหมือนหรือต่างกันตรงไหนมาให้ชมกันครับ
ยกตัวอย่าง
ผมมีไฟล์ PowerPoint 2 ไฟล์ คือ Presentation1 กับ Presentation2 ผมอยากรู้ว่า 2 ไฟล์นี้ต่างกันตรงไหน และ ต้องการจะ Merge บางส่วนของไฟล์ Presentation2 เข้ากับไฟล์ Presentation1
 |
กับ |  |
| ไฟล์ Presentation1 | ไฟล์ Presentation2 |
ผลลัพธ์
 |
| ไฟล์ผลลัพธ์หลังจากที่ Merge กันแล้ว |
มาดูวิธีทำกัน
1. เปิดไฟล์หลักขึ้นมาก่อนในที่นี่ผมจะใช้ไฟล์ Presentation1 เป็นไฟล์หลัก
2. ไปที่ริบบอน Review > คลิกที่ปุ่ม Compare
3. เลือกไฟล์ที่ต้องการจะนำมา Merge รวม ในทีนี้ผมก็เลือกไฟล์ Presentation2
4. สังเกตว่าจะสามารถใช้เครื่องมือเพิ่มขึ้นมาได้
4.1 ปุ่มสำหรับแสดง หรือ ซ่อน สัญลักษณ์ Markup ... ตรงไหนที่มี Markup แสดงว่าตรงนั้นมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง
4.2 เครื่องมือสำหรับการเปรียบเทียบ (Compare)
4.3 หน้าต่าง Reviewing Pane ... มีสองมุมมองคือ Slides กับ Details
4.4 สัญลักษณ์ Markup
5. วิธีใช้งานกลุ่มเครื่องมือ Compare
5.1 ปุ่ม Accept : เอาไว้ยอมรับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงมาจากไฟล์ Presentation2
5.2 ปุ่ม Reject : เอาไว้ปฏิเสธสิ่งที่เปลี่ยนแปลงมาจากไฟล์ Presentation2
5.3 ปุ่ม Previous : เลื่อนไปที่ Markup ก่อนหน้า
5.4 ปุ่ม Next : เลื่อนไปที่ Markup ถัดไป
5.5 ปุ่ม Reviewing Pane : เอาไว้เปิด-ปิด Reviewing Pane
5.6 ปุ่ม End Review : ปุ่มจบการเปรียบเทียบ
6. ถ้าผมต้องการยอมรับรูปน้องหมีที่อยู่ใน Presentation2 ทำได้โดยการ
6.1 คลิกที่ Markup มุมขวาบนของสไลด์
6.2 คลิกปุ่ม Accept
6.3 สังเกตผลลัพท์ที่ได้ ... ถ้าไม่ชอบใจกดปุ่ม Reject
7. ถ้าผมต้องการยอมรับการจัดรูปแบบข้อความในส่วนของ Title : MOS PowerPoint 2010 ทำได้โดยการ
7.1 คลิกที่ Markup ที่ต้องการ
7.2 คลิกเลือกรายการที่ต้องการจะยอมรับความเปลี่ยนแปลง
8. ถ้าผมต้องการยอมรับทุกการเปลี่ยนแปลงเฉพาะสไลด์แผ่นดังกล่าว ทำได้โดยการคลิก ที่ปุ่ม Accept All Changes to the Current Slide
9. ถ้าผมต้องการยอมรับทุกการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ PowerPoint ดังกล่าว ทำได้โดยการคลิก ที่ปุ่ม Accept All Changes to the Presentation
10. เสร็จเรียบร้อยแล้วคลิกที่ปุ่ม End Review > คลิกปุ่ม Yes > จะกลับมาที่ไฟล์ Presentation1 > Save ไฟล์ตามปกติ
หวังว่าบทความนี้คงจะมีประโยชน์สำหรับคนที่ต้องแก้ PowerPoint บ่อย ๆ หรือการทำงานเป็นทีมนะครับ ... อ่อวิธีนี้สามารถนำไปใช้กับ Microsoft Word ได้เช่นเดียวกันครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น